POP3sync: Thunderbird-POP3-Synchronizer

Nach einer kleinen Pause, in der ich einiges gearbeitet habe, gibt es ihn nun endlich: den 100sten WeizenSpr.eu-Artikel!

Da ich diesen nicht mit einer Belanglosigkeit aus dem Alltag füllen wollte, habe ich mich daran gemacht, eines meiner größten E-Mail-Leiden zu bekämpfen: ich habe einen Thunderbird-POP3-Synchronizer namens POP3sync geschrieben!

Doch warum überhaupt solch ein Tool?
Ganz einfach: ich benutze für das Abrufen meiner E-Mails das POP3-Protokoll mit der zusätzlichen Einstellung, dass Mails nach dem Abrufen auf dem Server belassen werden sollen: dadurch habe ich immer eine Online-Kopie meiner Mails für den Notfall.
Allerdings kriegt man ja auch Mails, die man nicht mehr als Backup benötigt (z.B. Spam). Diese musste ich bisher mühsam manuell vom Server löschen, da mein E-Mail-Client Thunderbird nicht in der Lage ist, Mails vom Server zu löschen, wenn ich diese auf meinem Rechner vollständig (also aus dem Papierkorb) lösche.

Vor der Durchführung der Synchronisierung ist es empfehlenswert, alle POP3-Accounts seines Thunderbird-Profils zu komprimieren: zum Beispiel mit XPunge.
Da das Programm ziemlich tief in ein Thunderbird-Profil eingreift, wird zudem angeraten, Thunderbird vor dem Start des Tools zu beenden! Auch die Anwendung informiert den Anwender mehrfach darüber, dass es gefährlich sein kann, Thunderbird während der Synchronisation weiterlaufen zu lassen.

Warnung: Thunderbird läuft

Warnung: Thunderbird läuft

Warnung: Profil wird verwendet

Warnung: Profil wird verwendet

Für die Auswahl des zu synchronisierenden Profils gibt es mehrere Möglichkeiten: zum einen liest das Programm beim Start die Profile der lokalen Thunderbird-Installation aus und zum anderen kann man durch wählen des Eintrags "...Custom Location..." den Pfad zum Profil selber festlegen. Angegeben werden muss dabei unbedingt der Ordner, in dem sich z.B. die Datei localstore.rdf befindet!

Danach werden alle POP3-Accounts des gewählten Profils aufgelistet: alle angekreuzten Accounts werden nach dem Klick auf den Knopf "Start Synchronization" bearbeitet.

Zuerst wird eine Liste aller E-Mails generiert, die sich in den POP3-Accounts finden lassen: besonders wichtig sind hierbei die sogenannten UIDLs - eindeutige E-Mail-IDs.

E-Mail-Scan

E-Mail-Scan

Leider kann es vorkommen, dass einige E-Mails keine UIDL beinhalten - dies ist zum Beispiel bei gesendeten E-Mails, bei Servern ohne UIDL-Support oder bei über IMAP abgerufenen E-Mails der Fall. Bei diesen E-Mails besteht leider die geringe Wahrscheinlichkeit, das sie vom Server gelöscht werden, obwohl sie lokal noch genutzt werden: im Regelfall sollte dies jedoch nicht geschehen. Über diesen Umstand wird auch während der Programmausführung informiert, wenn mehr E-Mails als UIDLs gefunden werden:

UIDL-Warnung

UIDL-Warnung

Nachdem alle E-Mails gescannt wurden, werden die Befehlslisten für Thunderbird geschrieben - diese befinden für jeden Account in der Datei popstate.dat. Dort werden alle UIDLs, die nicht in den Mails gefunden wurden, zum löschen freigegeben:

Popstate.dat-Generierung

Popstate.dat-Generierung

Nachdem alles fertig generiert wurde, hat man noch ein letztes Mal die Chance, den ganzen Vorgang abzubrechen. Aber auch danach ist noch nichts verloren: für jede überschrieben Datei wird im Ordner "Backup" ein Backup angelegt - so kann man die Änderungen auch nachträglich noch rückgängig machen (vorausgesetzt Thunderbird läuft nicht im Hintergrund):

Letzte Chance zum Abbruch

Letzte Chance zum Abbruch

Nachdem man den Vorgang fortgesetzt hat und alles funktioniert hat, bekommt man einen Hinweis, was als nächstes zu tun ist:

Synchronisation abgeschlossen

Synchronisation abgeschlossen

Auch die erzeugten Backups sollten nun an ihrem Platz sein! Deren Namen dürften eindeutig genug sein - sie beinhalten den Namen des zugehörigen POP3-Accounts, das Erstellungsdatum und den Original-Dateinamen:

Backup-Datei

Backup-Datei

Als nächstes heißt es dann Thunderbird starten und die Mails abrufen. Es kann diesmal eine ganze Weile länger dauern als normalerweise. Solange das Update läuft, sollte man beim Versuch, die Mails erneut abzurufen, die Fehlermeldung erhalten, dass der Ordner gerade verwendet wird.

E-Mails in Thunderbird abrufen

E-Mails in Thunderbird abrufen

Thunderbird-Warnung

Thunderbird-Warnung

Am einfachsten kann man den Erfolg der ganzen Aktion natürlich dann verfolgen, wenn man die Möglichkeit hat, auf die Mails auch über ein Web-Interface zuzugreifen. Bei meinem Test-Account war der Erfolg zum Beispiel ziemlich deutlich zu erkennen:

E-Mail-Übersicht: vorher

E-Mail-Übersicht: vorher

E-Mail-Übersicht: nachher

E-Mail-Übersicht: nachher

Ich hoffe, das Tool wird anderen Leuten genauso hilfreich sein wie mir 😀 ! Für Fragen und Anregungen bin ich natürlich jederzeit offen.

Was sagst du zu dem vorgestellten Programm? Denkst du, dass es hilfreich für dich sein könnte? Kennst du wohlmöglich sogar eine elegantere Alternative?
POP3-synchronisierende Grüße, Kenny

17 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Hola. Endlich: dieses Tool suche ich schon sooo lange!
    Leider ist der Download-Link nicht mehr am funktionieren; könntest du das mal bitte fixen, oder ist dein Tool nicht mehr verfügbar?
    Gracias. VG Bjoern

      • Super. Vielen Dank. Gat geholfen mein GMX-KOnto etwas zu entleeren, jedoch sind da merkwürdigerweise immer noch mehr Emails im Posteingang als in meinem Thunderbird-Profil. Naja.
        Trotzdem eine super "App" 🙂
        VG. Bjoern

        ps: wie wärs wenn du das als TB-Addon entwickelst; bigt bestimmt noch ein paar mehr geplagte pop3-gmx-nutzer.

    • Ganz einfach: Weil ich meinen POP3-Server weiterverwenden wollte. IMAP ist mir - was die Datensicherung angeht - zu suspekt. Mit POP3 kann ich mir gelöschte Mails z.B. zur Not nochmal zurückholen. 😉

  2. Hi,

    bei mir funktioniert das Programm nicht.
    Habe testweise eine Mail gelöscht, diese auch aus dem Papierkorb entfernt, danach Pop3Sync ablaufen lassen und wieder Mails gecheckt.
    Die Mail ist weiterhin auf dem Server zu finden.

    Ich lade nur Kopfzeilen herunter. Kann es vielleicht daran liegen?

    Verwende außerdem Windows Vista, falls dies von Bedeutung ist.

    Viele Grüße

    Wenn das Programm funktionieren würde, wäre es echt toll. 🙂

    • Hallo, hast du auch daran gedacht, vorher die Ordner zu komprimieren? Ich persönlich benutze dafür die MultiXpunge-Funktion von Xpunge.

      Das Komprimieren der Ordner ist notwendig, denn POP3sync holt sich die Informationen zu den E-Mails direkt aus den MBox-Dateien des Thunderbird-Profils. Diese werden aber nicht jedes Mal neu geschrieben, wenn eine E-Mail gelöscht wurde. Stattdessen wird in einer seperaten Index-Datei die entsprechende Mail einfach nur als gelöscht markiert. Dadurch findet POP3sync die Mail auch dann, wenn sie laut Thunderbird bereits gelöscht ist. 🙂

      • Danke für die schnelle Hilfe. Jetzt hat es funktioniert. Perfekt in meinem Testaccount, aber irgendwie zu
        gründlich in meinem richtigen Account. 🙂
        Vielleicht lag das ja an ThunderBayes, wer weiß. Das nächste Mal gehts dann vielleicht so wie es soll.

        Aber nochmal danke und guten Rutsch!

          • So siehts aus. 🙂
            Aber so wichtig sind mir die Mails auf dem Server dann auch nicht gewesen...

            • Solltest du die Software nochmal benutzen, könntest du dann gucken, ob das Verhalten wieder auftritt und mehr Mails gelöscht werden, als eigentlich sollten? Ich nutze die Software jetzt schon seit sie existiert und ich habe dieses Verhalten bisher nicht beobachten können.

              • Ich geb beim nächsten Mal Bescheid. Lag vielleicht daran, dass ThunderBayes irgendwie rumgesponnen hat.

  3. Um dem Streben nach so wenig false deletes wie möglich nachzukommen, habe ich jetzt das Programm erweitert und die Version 0.1b2 veröffentlicht. In dieser werden nun auch alle Imap-Accounts des gewählten Profils auf lokale Mails durchsucht.

    Leider steigt dadurch evtl. auch die Zahl der Mails im Vergleich zur Zahl der gefundenen UIDLs.

  4. Bin zufällig auf Pop3Sync gestossen, und da ich auf meinem neuen N??book Thunderbird installieren musste/wollte, wollt ich das gleich mit ausprobieren.

    Bloss, ich sah beim Einrichten der Konten im Thunderbird eine Einstellung "Nachrichten vom Server löschen, wenn sie vom Posteingang gelöscht werden"

    ANdererseits schreibst Du "Es ist jedoch leider nicht möglich, Thunderbird dazu zu bewegen, dass Mails, die vollständig gelöscht wurden, auch vom Server entfernt werden."

    Heisst das, dass die Einstellung zwar da ist, aber nicht funktioniert?

    lg
    Da Dirnbocher

    • Hallo,
      soweit ich das verstanden, löscht Thunderbird dadurch die Mails, die man direkt aus dem Posteingang in den Papierkorb verschiebt. Nicht berüchsichtigt werden also anscheinend alle Mails, die man aus dem Posteingang z.B. in einen Archivordner verschiebt und dann irgendwann später löscht. Gleiches gilt evtl. für Spammails, die automatisch in den Junkordner verschoben werden, etc. pp.
      Die Funktion, so wie sie hier von Thunderbird geboten wird, entsprach allerdings nicht meinen Anforderungen: was ist z.B. wenn ich eine Mails aus versehen lösche und wiederhaben will? Was ist mit Mails, die ich irgendwann aus dem Archiv lösche? Was ist mit dem Spam?
      Kurz gesagt war mir die Funktion nicht durchsichtig genug. Denn ob die Mails komplett aus dem Papierkorb gelöscht werden müssen, bevor die Option anspringt, findet man schon nicht mal mehr im Web.

      Wichtig war mir beim Schreiben von POP3sync, dass so wenige Mails wie möglich gelöscht werden, die man doch noch benötigt. Deswegen weise ich z.B. extra auf das Problem mit den Mails ohne UIDL hin. Aus dem gleichen Grund durchsuche ich für das Löschen auch nicht nur die betroffenen E-Mail-Konten, sondern alle POP3-Konten - denn es könnte ja sein, dass man eine E-Mail einfach in den Ordner eines anderen POP3-Kontos verschoben hat.

  5. Da hast Du dir aber jede Menge arbeit gemacht...Wie verhält es sich denn wenn mehrere die Emails runterladen? Geht das auch?

    • Ich habe mal eben "Emaila" durch "Emails" ersetzt - das "Emaila" hat mich jedes Mal wieder verwirrt 😉 .

      Ich habe mir mal ein paar Gedanken über die Frage gemacht:
      Generell sitzt derjenige, der die Synchronisation vornimmt, am längeren Hebel. Das heißt also: die Mails, die derjenige nicht mehr in seinem Profil hat, fliegen auch vom E-Mail-Konto runter. Dadurch nicht beeinflusst wird natürlich die lokale Kopie des anderen Benutzers. Sprich: nur weil die Mails vom Server gelöscht werden, heißt das nicht, dass sie auch aus dem lokalen Repository der anderen Benutzer gelöscht werden - sie können die Mails "nur" eben nicht mehr herunterladen.
      Deshalb wäre es bei einer parallelen Nutzung wichtig, dass der Benutzer, der die Synchronisation vornimmt, wenn möglich den ältesten E-Mail-Stand aller Benutzer hat: nicht, dass der synchronisierende Benutzer eine Mail aus seinem Repository gelöscht hat, die andere Benutzer noch nicht einmal runtergeladen haben.

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